Pokud vám někdo za něco zaplatí předem, jedná se o přijatou zálohu.

Protože přijaté zálohy ve skutečnosti nejsou vaše peníze, každá přijatá platba je evidována a nakonec je potřeba ji vyúčtovat – např. na vydané faktuře – nebo vrátit. Přehled přijatých záloh se nachází v saldokontu přijatých záloh.

Pokud jste plátce DPH, je navíc potřeba každou přijatou zálohu, které nebyla vyúčtována do 15 dnů, zdanit. K tomu slouží zdanění přijatých záloh.

Přijaté zálohy lze řešit pomocí vydaných zálohových faktur. Lze je ale přijímat i bez nich (třeba na základě osobní nebo telefonické domluvy), v hotovosti nebo převodem na bankovní účet.

Zálohové faktury

Vystavená zálohová faktura se objeví v saldokontu pohledávek. Po přijetí platby dojde k přesunu do saldokonta přijatých záloh.

Úhrada bankovním převodem

V řádku bankovního výpisu je potřeba:

1. zvolit pohyb „úhrada vydané zálohové faktury“
2. vybrat ze saldokonta (políčko VS) správnou zálohovou fakturu.

Úhrada v hotovosti

Postup je obdobný jako u banky; v řádku příjmového pokladního lístku je třeba:

1. zvolit pohyb „úhrada vydané zálohové faktury“
2. vybrat ze saldokonta (políčko VS) správnou zálohovou fakturu

Příjem zálohy „jen tak“

Převodem na účet

V řádku bankovního výpisu:

1. Vyberte pohyb „přijatá záloha“.
2. Zkontrolujete variabilní symbol. Můžete tam ponechat původní VS (pokud je zadaný a není to např. ‚9‘); můžete si ale zvolit vlastní. Dobrý způsob je používat datum platby, tj. třeba „23.2.2014“ – saldokontu pak na první pohled vidíte, že jde o ručně zadaný VS.

V hotovosti

Podobně jako v bance, na řádku příjmového pokladního lístku:

1. Vyberte pohyb „přijatá záloha“.
2. Zadáte variabilní symbol – na rozdíl od banky ho musíte zadat ručně. Opět můžete používat např. dnešní datum.

Vyúčtování zálohy

Až budete vystavovat vydanou fakturu, musíte (nejlépe na konec, ale nezáleží na tom) přidat jeden nebo více řádků s odpočtem zálohy. Z hlediska účetnictví a DPH se bude pracovat s celkovou částkou faktury, ale částka k úhradě bude snížena o součet záloh.

Na „odpočtovém“ řádku faktury:

1. Vyberete pohyb „odpočet přijaté zálohy“.
2. V políčku VS vyberete ze saldokonta konkrétní zálohu a zadáte zápornou částku. Částka nemusí být stejná jako zůstatek v saldokontu; zálohu můžete uplatnit i částečně.

Výsledný doklad potom vypadá nějak takto:

Zdanění zálohy

Zdanění zálohy se řeší běžnou fakturou vydanou, která obsahuje dva řádky:

1. První řádek bude mít pohyb „odpočet přijaté zálohy“. Ze saldokonta vyberete správný VS, sazba daně bude „bez daně“ a zadáte zápornou částku.
2. Druhý řádek s pohybem „zdanění přijaté zálohy“ bude obsahovat zdanitelné plnění, tj. částku základu daně a správnou sazbu DPH.

Původní záloha ze saldokonta přijatých záloh „zmizí“; místo ní se objeví záloha nová, s novým VS a ponížená o částku daně.

Vrácení zálohy

Přijatou zálohu (nezdaněnou) lze vrátit, jak bankovním převodem, tak i v hotovosti.

Bankovní převod

Na řádku bankovního výpisu s vrácenou zálohou:

1. Přesunete částku z „vyplaceno“ do „přijato“ a obrátíte znaménko, tj. částka bude záporná.
2. Vybere pohyb „přijatá záloha“.
3. Zkontrolujete VS, případně ho vyberete ze saldokonta.