Pokud někomu za něco zaplatíte předem, jedná se o poskytnutou zálohu. Poskytnuté zálohy jsou opakem přijatých záloh. Většina postupů je podobná, pouze fungují obráceně.

Poskytnuté zálohy jsou stále vaše peníze, každá poskytnutá částka je evidována, a nakonec je potřeba ji vyúčtovat – např. na přijaté faktuře – nebo vrátit. Přehled poskytnutých záloh se nachází v saldokontu poskytnutých záloh.

Pokud jste plátce DPH, měla by vám druhá strana na každou poskytnutou zálohu, které nebyla vyúčtována do 15 dnů, vystavit daňový doklad (pokud je to plátce DPH).

Poskytnutí zálohy

Převodem na účet

V řádku bankovního výpisu:

1. Vyberte pohyb „poskytnutá záloha“.
2. Zkontrolujete variabilní symbol. Můžete tam ponechat původní VS (pokud je zadaný a není to např. ‚9‘); můžete si ale zvolit vlastní. Dobrý způsob je používat datum platby, tj. třeba „23.2.2014“ – saldokontu pak na první pohled vidíte, že jde o ručně zadaný VS.

V hotovosti

Podobně jako v bance, na řádku výdajového pokladního lístku:

1. Vyberte pohyb „poskytnutá záloha“.
2. Zadáte variabilní symbol – na rozdíl od banky ho musíte zadat ručně. Opět můžete používat např. dnešní datum.

Vyúčtování zálohy

Až budete vystavovat přijatou fakturu, musíte přidat jeden nebo více řádků s odpočtem poskytnuté zálohy. Z hlediska účetnictví a DPH se bude pracovat s celkovou částkou faktury, ale částka k úhradě bude snížena o součet záloh.

Na „odpočtovém“ řádku faktury:

1. Vyberete pohyb „odpočet poskytnuté zálohy“.
2. V políčku VS vyberete ze saldokonta konkrétní zálohu a zadáte zápornou částku. Částka nemusí být stejná jako zůstatek v saldokontu; zálohu můžete uplatnit i částečně.

Zdanění zálohy

Zdanění zálohy se řeší běžnou fakturou přijatou, která obsahuje dva řádky:

1. První řádek bude mít pohyb „odpočet poskytnuté zálohy“. Ze saldokonta vyberete správný VS, sazba daně bude „bez daně“ a zadáte zápornou částku.
2. Druhý řádek s pohybem „zdanění poskytnuté zálohy“ bude obsahovat zdanitelné plnění, tj. částku základu daně a správnou sazbu DPH.

Původní záloha ze saldokonta vydaných záloh „zmizí“; místo ní se objeví záloha nová, s novým VS a ponížená o částku daně.

Vrácení zálohy

Poskytnutou zálohu (nezdaněnou) lze vrátit, jak bankovním převodem, tak i v hotovosti.

Bankovní převod

Na řádku bankovního výpisu s vrácenou zálohou:

1. Přesunete částku z „přijato“ do „vyplaceno“ a obrátíte znaménko, tj. částka bude záporná.
2. Vybere pohyb „poskytnutá záloha“.
3. Zkontrolujete VS, případně ho vyberete ze saldokonta.