Doklady přicházejí do aplikaci buď od dodavatele, nebo je naskenujete. Ke skenování si můžete vybrat jaké zařízení vám vyhovuje. Tiskárnu/skener můžete nastavit tak, že budete skrze e-mail skeny posílat přímo do správné sekce pošty. Také můžete využít mobilní telefon pokud nemáte dokladů moc, nebo jste třeba na cestách.

Tiskárna a skener

Běžný způsob je spojit tiskárnu s aplikací pomocí e-mailu a skenovat doklady na ní. Propojení není složité a jakmile ho jednou nastavíte, bude se používat pořád dokola.

Mobilní telefon

Pokud nemáte tištěných dokladů mnoho, je možné využít i telefon, popřípadě tablet. Je to dobrá varianta, pokud nemáte přístup k tiskárně/skeneru. Mobilní telefon je možné využít například na cestách.

Na mobilním telefonu je možné využít aplikací, které nám skenování zjednoduší a výsledek bude vypadat lépe, než kdybychom jen doklad vyfotili běžným způsobem. Bezplatnou variantou je například Google Disk (Google Drive) nebo Adobe Scan. Existují však další placené i neplacené aplikace.

Zásady pro skenování

Pro časově nenáročné a efektivní skenování by se mělo dodržovat pár zasad:

1. Nikdy neskenovat více dokladů do jednoho dokumentu.
2. Odcvakávat sponky. Pokud máme doklady k sobě přicvaknuté, je dobré sponku odstranit a stránky naskenovat postupně do jednoho souboru. Zabráníte tím například případnému poškrábání skla.
3. Doklad si po naskenování zkontrolujete. Kontrolujete, zda je naskenován ve správném formátu (PDF), zda jde vidět celý a zda je čitelný. Pokud jedna či více z těchto věcí nevyhovuje, sken provedete znovu. Je možné doklad o kousek na skle přemístit, nebo při nečitelnosti upravit rozlišení. Dáváte také pozor, aby nějaký z rohů nebyl přehnutý a nepřekrýval část textu.
4. Doklad si posíláte přímo do sekce, ve které ho chcete mít.
5. Po dokončení skenování nezapomenete doklad z tiskárny vytáhnout.

Co s dokladem po naskenování

Sken najdete v domečku. Doklad bude vlevo označený fialovým pruhem. Doklad v této fázi ještě není připraven k řešení. Nejdříve je k němu nutné doplnit dodatečné informace a zkontrolovat, zda je sken čitelný. Pokud nemáte povolení doklad upravovat je možné, že vám chybí přístupové právo „Účetnictví“.

1. Zkontrolujete, zda je sken čitelný. Náhled PDF si můžete otevřít v prohlížeči po najetí na ikonu lupy u zprávy, na větším monitoru budete mít PDF zobrazené při upravování zprávy. Pokud jde vše přečíst, můžete pokračovat. Pokud by náhodou byl doklad špatně naskenovaný (část je překrytá, chybí stránka,…), smažete ho a naskenujete znovu.
2. Doplňte název. Doklad by měl být nazván tak, aby bylo pochopitelné, čeho se týká. Můžete použít například „Faktura za xyz za období xx/xx“. Napište si, za co přesně faktura je. Jestli za provedené služby, za benzín nebo za nákup na e-shopu.
3. Přidejte dodavatele. V kolonce ho vyhledáte ze seznamu vpravo. Pokud dodavatele ještě v seznamu nemáte, přidejte ho.
4. Doklad je připravený k řešení. Jediné co zbývá, je zmáčknout tlačítko K řešení. Jakmile to uděláte, doklad v přehledu zpráv dostane modrou barvu a je připraven na vystavení přijaté faktury.