Vytěžování je určeno pro zpracování opakujících se dokladů, které nejsou ve formátu ISDOC. Vytěžování dokladů je rozděleno do dvou nastavení: vytěžování hlavičky a vytěžování řádků. Pro nastavení řádků je nutné mít nastavené vytěžování hlavičky, protože bez informací z ní nelze vytvořit pravidla pro řádky.

Vytěžení hlavičky

Vytěžení dat hlavičky se nachází v Nastavení -> Doklady → Vytěžování dat z dokladů.

Vytěžení lze nastavit podle dodavatele (jeden dodavatel má specificky vypadající fakturu), nebo podle účetního systému, který dodavatelé používají (doklady vypadají stejně, ale jsou od jiných dodavatelů).

Pro nastavení budete potřebovat zkušební text – běžte do dokladů ve zprávách v domečku, najděte doklad, který si přejete vytěžit, otevřete a běžte do příloh. U přílohy bude modré tlačítko Text. Otevřete a zkopírujte text. Po zkopírování se vraťte do Nastavení.

• V části Zkušební text vložte text, který jste si zkopírovali. Tento text bude sloužit jako základ pro nastavení vytěžování dat. Po vložení textu uložte.
• Vraťte se z formuláře zpět do sekce Základní a pojmenujte vytěžování, například podle dodavatele.
• V zkušebním textu najděte krátký unikátní text, který označuje, že daný doklad patří do tohoto vytěžování. Typicky se tento text nachází na začátku nebo na konci dokladu. Můžete to být například “Vaše xx vyúčtování” nebo “doklad vystaven v xx”.
• Nyní začněte v Položky nastavovat jednotlivé údaje, které chcete z dokladu vytěžit. Pro každý údaj vyberte příslušnou možnost z roletky.
• Ve zkušebním textu najděte odpovídající údaj (například IČ dodavatele) a zjistěte, zda je před nebo za ním specifický text, který umožní lokalizovat tento údaj (například IČ:, IČO:). Tento text poté vložte do příslušné kolonky.
• Po vyplnění údajů uložte nastavení. Zobrazí se seznam vytvořených položek. Vpravo u každé položky můžete zkontrolovat, zda se údaj našel v zkušebním textu. Pokud ne, zkuste upravit text nebo zkusit jinou variantu lokalizace.
• Opakujte tento postup pro všechny údaje, které chcete z dokladu vytěžit. Na vašem dokladu nemusí být všechny údaje, které jsou k dispozici v roletce položek.

Vytěžení řádků

Jakmile máte hotové vytěžení hlavičky, je možné při vystavování dokladů automatizovat i přidávání řádků. Není to však nutné a hodí se jen pokud jste vytvářeli vytěžování na základě specifického dodavatele. Pro nastavení vytěžení řádku budete potřebovat vytěžený text dokladu z hlavičky.

Nastavit řádky lze v došlé poště, kde se u dokladu zobrazuje zelené tlačítko ISDOC nebo přímo při přidávání dokladu – v kolonce Došlá pošta vyberete doklad. Po vybrání se zobrazí tlačítko Import a vedle něho tlačítko na editaci importu, které použijete.

Po zmáčknutí se objeví přehled, kde jsou zobrazené vytěžené informace – u tohoto způsobu importu zde budou jen data hlavičky.

Vlevo si jde zobrazit pdf, originální text, vytěžená data a data ve formátu Shipard, jako poslední je nastavení, kde budete nastavovat řádky.

• V sekci Nastavení budete přidávat pravidla pro vytěžování řádků dokladu. Řádky je nutné nastavit ručně, protože na dokladu nejsou žádné data, ze kterých by se mohly načíst.
• Klikněte na tlačítko „Přidat“, abyste začali přidávat nové pravidlo pro vytěžení řádku.
• Každé pravidlo si pojmenujte, ideálně podle názvu položky, kterou reprezentuje.
• Nastavte druh pravidla na „Přidat řádek“. Řádek se musí přidat protože neexistují data, ze kterých by se automaticky generoval.
• V kolonce Text dokladu vložte podmínku, na základě které bude vytvořen řádek. Tento text byl vytěžen do hlavičky.
• Ostatní kolonky slouží k naplnění řádku. Můžete vyplnit všechny dostupné údaje, které chcete mít na řádku dokladu. Do textu řádku nebo textu dokladu můžete načíst datum pomocí vytěžených dat.
• Po naplnění řádek uložte. Je možné přidat více řádků. Pokud jste nastavovali text dokladu v prvním řádku, není nutné ho v dalších opakovat.

Aby se vám načetla data v části Náhled, je nutné použít tlačítko Znovu načíst, které se nachází vlevo dole. Díky němu se pod hlavičkou objeví řádek, který se vytvořil podle pravidla, které jste nastavili.